AI Act Software ist ein E‑Learning‑System mit rollenbasierten Lernpfaden und integrierter Nachweisfunktion, das Arbeitgeber bei der Erfüllung der KI‑Kompetenzpflicht aus Artikel 4 des AI Act unterstützt. Die EU‑Kommission stellt dazu ein Repository mit Praxisbeispielen bereit, TÜV Rheinland empfiehlt ein Ebenenmodell nach Rolle und Risiko. Entscheidend ist nicht der Kurs selbst, sondern der dokumentierbare Nachweis, dass Mitarbeitende geschult wurden, inklusive Betriebsratsbeteiligung, wo diese vorgeschrieben ist.
Kurz gesagt:
- Eine E‑Learning-Software für den AI Act muss nachweisen, wer was gelernt hat, inklusive Teilnehmer- und Testergebnisdokumentation.
- Die Schulungsinhalte sollten rollen- und risikobasiert differenziert, sowie regelmäßig aktualisiert und in bestehende HR-Systeme integrierbar sein.
- Für Hochrisiko‑Systeme sind umfangreichere Nachweise und spezielle Beteiligung des Betriebsrats bei arbeitsplatzbezogenem KI‑Einsatz erforderlich.
- Das Schulungskonzept sollte modular aufgebaut sein, um flexibel auf Gesetzesänderungen und verschiedene Rollenprofile reagieren zu können.
- Die dokumentierten Nachweise müssen zentrale Zertifikate, Teilnehmerlisten, Versionstände und Testergebnisse umfassen, um Audits und Haftungsfragen zu vereinfachen.
Inhaltsverzeichnis
- Checkliste: Mindestfunktionen einer AI Act E‑Learning‑Software
- Welche Lernziele gelten für welche Rolle?
- Wie dokumentieren Sie Schulungsnachweise rechtssicher?
- Welche Module gehören in ein AI Act Curriculum?
- Perspektive des Herausgebers: Wie Thinkmedia KI‑Schulungen gestaltet
- Praxisangebot: Thinkmedia‑Leistungen für AI Act Schulungen
- Quellen
- FAQ
Checkliste: Mindestfunktionen einer AI Act E‑Learning‑Software
Eine Software, die Ihr Unternehmen bei der Umsetzung von Artikel 4 wirklich unterstützt, muss mehr können als Videos abspielen. Sie muss nachweisen, wer was gelernt hat, wann und mit welchem Ergebnis.
Diese Funktionen sollten Sie in jeder Ausschreibung oder Produktdemo abfragen:
- Rollen- und Teilnehmerzuordnung: Mitarbeitende werden nach Funktion (HR, IT, Fachabteilung) automatisch dem passenden Lernpfad zugewiesen.
- Gestaffelte Lernpfade mit Zertifikaten oder Teilnahmebescheinigungen pro Ebene.
- Reporting für Audits: Teilnahmequote, Testergebnisse und Ablaufdaten müssen exportierbar sein, nicht nur einsehbar.
- Versionierung der Inhalte, damit Kursmaterial bei Gesetzesänderungen nachvollziehbar aktualisiert werden kann.
- Integration in bestehende HR-Systeme über Single Sign-on, inklusive Datenschutzkonformität.
- Kombinierbarkeit mit Präsenzformaten für Blended Learning, wo reines E‑Learning nicht ausreicht.
Wer bei der Auswahl eines Anbieters unsicher ist, findet in unserem Beitrag zur Auswahl des passenden Schulungsprogramms konkrete Kriterien für den Vergleich.
Welche Lernziele gelten für welche Rolle?
Nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter braucht dieselbe Schulungstiefe. TÜV Rheinland beschreibt ein vierstufiges Modell, das sich in der Praxis als Grundgerüst für KI‑Kompetenz nach Artikel 4 etabliert hat. Der Umfang richtet sich nach Verantwortung und Risiko, nicht nach Abteilungsgröße.
- Ebene 1, Grundlagen: Alle Mitarbeitenden, die mit KI‑Systemen in Kontakt kommen. Ziel ist ein grundlegendes Verständnis von Funktionsweise, Chancen und Risiken. Dauer: etwa 2 bis 4 Stunden, meist als E‑Learning-Kurs umsetzbar.
- Ebene 2, Anwendungswissen: Für alle, die aktiv mit KI‑Tools arbeiten, etwa im Marketing oder Kundenservice. Hier zählen Praxisübungen, Prompting und das Erkennen von Fehlfunktionen. Dauer: 1 bis 2 Tage.
- Ebene 3, Steuerung: Führungskräfte und Compliance‑Beauftragte, die Entscheidungen über KI‑Einsatz treffen. Governance‑Checklisten und Risikobewertung stehen im Zentrum. Dauer: ein Tag, plus regelmäßige Updates.
- Ebene 4, Fachwissen: Entwicklerinnen und Datenwissenschaftler, die Systeme selbst bauen oder anpassen. Hier reicht ein einmaliger Kurs nicht, gefragt ist fortlaufende Weiterbildung.
Assessments und Zertifikate sollten an das jeweilige Risikoprofil gekoppelt sein. Wer Hochrisiko‑Systeme steuert, etwa im HR‑Screening, braucht einen umfangreicheren Nachweis als jemand, der nur ein Chatbot‑Tool im Kundendienst nutzt.
Profi-Tipp: Verknüpfen Sie die Ebene direkt mit der Stellenbeschreibung im HR‑System. So lässt sich bei jeder Personalveränderung automatisch prüfen, ob eine Nachschulung nötig ist.
Wie dokumentieren Sie Schulungsnachweise rechtssicher?
Der AI Act schreibt keine formale Zertifizierungspflicht vor, trotzdem ist die dokumentierte Nachweisführung in der Praxis kaum verzichtbar. Bei Audits, Haftungsfragen oder Kontrollen durch Aufsichtsbehörden zählt, was sich belegen lässt, nicht was angeblich vermittelt wurde.
Folgende Nachweise sollten zentral archiviert werden:
- Teilnehmerlisten mit Datum und absolvierter Ebene
- Testergebnisse und Bestehensquoten
- Ausgestellte Zertifikate oder Teilnahmebescheinigungen
- Versionsstand der Kursinhalte zum Schulungszeitpunkt
Die IHK empfiehlt zusätzlich eine zentrale Ansprechstelle, oft ein KI‑Beauftragter, der Bedarfsanalyse, Konzeptentwicklung und interne Leitlinien koordiniert. Diese Struktur zahlt sich aus, sobald Nachweise im Rahmen von ISO‑Zertifizierungen oder TISAX‑Audits verlangt werden.
Beim Format gilt: Reine E‑Learnings decken die Grundlagen gut ab. Für praktische Inhalte empfehlen Fachleute ergänzende Präsenzworkshops, wie es der PwC Legal Blog beschreibt. Eine jährliche Auffrischung gehört ebenso zum Standard wie ein fester Onboarding‑Baustein für neue Mitarbeitende.
Ein oft unterschätzter Punkt: Beim arbeitsplatzbezogenen Einsatz von KI‑Systemen kann ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bestehen, etwa wenn Leistungs- oder Verhaltenskontrolle möglich ist. Rechtsexperten weisen darauf hin, dass Betreiber ihre Belegschaft bei Hochrisiko‑Systemen zusätzlich informieren müssen, wie die Analyse von LTO zeigt. Wer den Betriebsrat frühzeitig einbindet, spart sich spätere Verzögerungen bei der Einführung neuer Tools.
Praktische Hinweise zur technischen Umsetzung solcher Nachweissysteme finden Sie in unserem Beitrag zu digitalen Tools für Schulungsnachweise.
Welche Module gehören in ein AI Act Curriculum?
Ein durchdachtes Curriculum besteht aus Bausteinen, die sich einzeln buchen oder kombinieren lassen. TÜV Rheinland beschreibt genau diesen modularen Aufbau als Weg, Ressourcen zu schonen und die Relevanz je Zielgruppe hochzuhalten.
- Basis‑Modul: Funktionsweise von KI, Chancen und Risiken, Kernpunkte des AI Act in einfacher Sprache.
- Anwendungsmodule: Tool‑spezifisches Training, etwa Prompting‑Techniken oder das Erkennen von Fehlfunktionen bei generativer KI.
- Governance‑Module: Risikoklassen nach AI Act, Transparenzpflichten, Dokumentationsanforderungen für Führungskräfte.
- Praxismodule: Fallstudien aus der eigenen Branche, Workshops, Simulationen realer Entscheidungssituationen.
- Technische Vertiefungen: Bias in Trainingsdaten, Datenqualität, Normbezug zu ISO/IEC 42001 für KI‑Managementsysteme.
Wer diese Module mit KI‑gestützter Inhaltserstellung kombiniert, kann Aktualisierungen bei Gesetzesänderungen deutlich schneller umsetzen. Mehr dazu in unserem Praxisleitfaden zum Einsatz von KI in digitalen Lernlösungen.
Perspektive des Herausgebers: Wie Thinkmedia KI‑Schulungen gestaltet
Bereits seit über 20 Jahren werden digitale Lernlösungen für zahlreiche Kunden entwickelt und umgesetzt. Diese Erfahrung zeigt: Reine Wissensvermittlung reicht bei einem Thema wie dem AI Act nicht aus. Was zählt, ist die Verbindung aus Didaktik, Storytelling, Filmproduktion und technischer LMS‑Integration, denn nur so entsteht ein Curriculum, das Mitarbeitende tatsächlich durcharbeiten und das sich gleichzeitig lückenlos dokumentieren lässt.
Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie unterschiedlich die Lernbedürfnisse zwischen einer Sachbearbeiterin im Kundenservice und einem Data Scientist sind. Ein einziger Kurs für alle ist bequem zu beschaffen, verfehlt aber genau die Differenzierung, die Rechtsexperten für Hochrisiko‑Anwendungen fordern. Es wird auf rollenbasierte Curricula gesetzt, bei denen jede Ebene eigene Lernziele, eigene Nachweise und eigene Auffrischungsintervalle bekommt. Das kostet in der Konzeptionsphase mehr Aufwand als ein Standardkurs, zahlt sich aber aus, sobald ein Audit oder eine Betriebsprüfung ansteht.
— Sebastian Burmester
Praxisangebot: Thinkmedia‑Leistungen für AI Act Schulungen
Wir bieten die komplette Produktion rollenbasierter AI Act Schulungen, von E‑Learning‑Modulen über Erklärfilme bis zur Integration in bestehende Lernmanagementsysteme, inklusive Reporting‑Funktionen für die Audit‑Dokumentation.
Der Vorteil gegenüber einem Standardkurs von der Stange: Ihr Curriculum wächst mit Ihren Rollenprofilen mit, nicht umgekehrt. Wenn sich der AI Act oder Ihre internen Prozesse ändern, aktualisieren wir die Inhalte modular, ohne dass Sie das gesamte Schulungssystem neu aufsetzen müssen. Das spart vor allem in Unternehmen mit vielen unterschiedlichen Funktionsbereichen viel Koordinationsaufwand.
Wenn Sie prüfen möchten, wie ein solches Curriculum für Ihr Unternehmen aussehen könnte, lohnt sich ein Blick auf unser E‑Learning‑Angebot für Unternehmen. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf, wir besprechen mit Ihnen, welche Rollenstufen in Ihrem Betrieb relevant sind und wie sich die Nachweisführung in Ihre bestehenden HR‑Prozesse einfügt. Auch bei der Auswahl von KI‑Anwendungsbeispielen für angrenzende HR‑Bereiche, etwa bei der Erstellung von Stellenanzeigen mit KI, lassen sich Schulungsinhalte sinnvoll ergänzen.
Quellen
Für die vertiefte Auseinandersetzung mit den rechtlichen Grundlagen lohnt sich der direkte Blick in Artikel 4 des AI Act, der die Pflicht zur KI‑Kompetenz definiert. Der TÜV‑Rheinland‑Bericht liefert das Rollenmodell, die IHK‑Hinweise praktische Umsetzungsschritte, und die Rechtsanalyse von LTO ordnet die Mitbestimmungsfragen ein.
- Artikel 4: KI-Kompetenz | EU Artificial Intelligence Act
- KI‑Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act: Pflichten & Umsetzung — TÜV Rheinland
- Neue Schulungspflicht beim Einsatz von ChatGPT & Co. — LTO
FAQ
Ist eine spezielle Software zur Erfüllung von Artikel 4 vorgeschrieben?
Nein, der AI Act schreibt kein bestimmtes Tool vor. Er verlangt lediglich, dass Arbeitgeber die KI‑Kompetenz ihres Personals sicherstellen, E‑Learning-Software mit Nachweisfunktion ist dafür in der Praxis der gängigste Weg.
Wie lange dauert eine AI Act Schulung pro Rolle?
Grundlagenschulungen dauern etwa 2 bis 4 Stunden, Anwendungswissen 1 bis 2 Tage, Steuerungswissen für Führungskräfte rund 1 Tag plus laufende Updates, Fachwissen für Entwicklerinnen erfordert kontinuierliche Weiterbildung.
Muss der Betriebsrat bei KI‑Schulungen beteiligt werden?
Bei arbeitsplatzbezogenem KI‑Einsatz, der Leistungs‑ oder Verhaltenskontrolle ermöglicht, besteht häufig ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere bei Hochrisiko‑Systemen sind Betroffene zusätzlich zu informieren.
Reicht ein einmaliger E‑Learning‑Kurs für alle Mitarbeitenden aus?
Nein, Fachleute empfehlen ein rollenbasiertes Curriculum mit unterschiedlichem Umfang je Funktion sowie jährliche Auffrischungen, ein einheitlicher Basiskurs deckt nur den Grundlagenbedarf ab.
Welche Nachweise sollten Unternehmen aufbewahren?
Teilnehmerlisten, Testergebnisse, ausgestellte Zertifikate und die Versionierung der Kursinhalte, diese Dokumentation erleichtert Audits und reduziert Haftungsrisiken erheblich.
